Fakturor – allt du behöver veta

En faktura är ett dokument om försäljning av en vara eller tjänst. Det finns olika typer av fakturor och det finns även olika sätt att fakturera på. Det som privatpersoner vanligen stöter på är så kallad betalning mot faktura, vilket innebär att man får sin beställda vara och först efteråt betalar för den.

Betalning mot faktura är ett smidigt sätt att beställa varor på, då man inte alltid har pengarna till hands just när man beställer. De flesta får ju sin lön den 25:e i månaden, vilket ju innebär att man den 20:e inte alltid har ett par tusen över för inköp – då är det väldigt bra att kunna betala mot faktura, d.v.s. få varan först och betala sedan. Dock måste man självklart vara väldigt försiktig så man inte handlar på sig för mycket och hamnar i trubbel – påminnelseavgifter rinner snabbt iväg och går ärendet till inkasso åker man på ytterligare avgifter.

Fakturor företag emellan

Vid försäljning företag emellan måste det alltid föreligga en faktura. Detsamma gäller om man säljer varor eller tjänster till en myndighet, kommun eller liknande. Även om man får betalt kontant ska en faktura finnas (så kallad kontantfaktura). Kontantfakturan måste innehålla uppgifter om vad som sålts, d.v.s. vad som fakturan avser, vad beloppet är samt uppgifter om köparen. Även kontantfakturan måste ha ett löpnummer (fakturanummer), vilket bör gå i samma serie som vanliga fakturors nummer.

Det är oerhört viktigt att det alltid finns fakturor tillgängliga när det ska finnas fakturor tillgängliga, d.v.s. vid finansiella transaktioner företag emellan. Om det saknas faktura kan det bli stora problem för dig som företagare, eftersom det då inte finns något betalningsunderlag för betalningen – oavsett om det rör sig om en inkommande eller utgående betalning.

En annan typ av olagliga fakturor, så kallade bluffakturor, har blivit till ett vanligt bedrägeri nuförtiden – läs mer på vår infosida om bluffakturor!

Fakturor inom EU

När man ska skicka fakturor till andra företag inom EU är försäljningen momsfri, förutsatt att företaget har ett giltigt momsregistreringsnummer i annat EU-land. I sådant fall bör detta även anges på fakturan (det måste finnas information antingen med hänvisning till momslagen eller om att det rör sig om momsfri försäljning inom EU), och ingen moms ska tas ut på försäljningen.

Observera att detta endast rör momsregistrerade företag, vid försäljning till privatpersoner eller till företag som saknar momsregistrering inom EU ska moms tas ut som vanligt.

Låter detta krångligt? Mer info om hur man skapar fakturor hittar du här. Vi rekommenderar att du använder ett faktureringsprogram för att skapa fakturor.

På denna sida kommer vi lista faktureringsprogram som vi tycker är bra, komplett med en kort recension av programmen. Du får gärna lämna en kommentar om du hittat ett bra faktureringsprogram som du vill att vi ska recensera.

Faktura24 (www.faktura24.se)

Faktura24 är ett enkelt, smidigt och snyggt faktureringsprogram som bäst passar för mindre och medelstora företag. Du kommer igång snabbt, fakturamallarna är snygga, du kan mejla fakturorna direkt från programmet och det har en rad avancerade funktioner som du kan komma åt – funktioner som vanligtvis är förunnade enbart dyrare och krångligare program.

Dessutom är Faktura24 ett relativt billigt faktureringsprogram med en månadskostnad på under 100 kr/månad. Det, tillsammans med att det är så pass enkelt att använda d.v.s. tidsvinsten, gör att du förmodligen sparar pengar på att använda Faktura24 jämfört med att göra fakturorna själv.

Du får också testa Faktura24 gratis i upp till 30 dagar – så du kan verkligen få en bra känsla för huruvida programmet passar dig eller inte, innan du väljer att köpa det.

Har du tips om faktureringsprogram som vi bör recensera? Lämna en kommentar!

Det finns egentligen två sätt att skapa fakturor på – det enda är att göra det själv, till exempel genom att använda en fakturamall eller att göra en fakturamall själv, medan det andra sättet är att använda ett faktureringsprogram som skapar fakturan åt dig.

Fördelen med att skapa fakturor själv är att man inte betalar något för kalaset. Om man till exempel har FA-skatt och bara skickar ett fåtal fakturor per år är detta det bästa alternativet, just eftersom det är gratis – det enda som man slösar är tid. Men så fort du ska fakturera oftare än så är det bäst att använda ett faktureringsprogram, eftersom tidsvinsten av att fakturera med hjälp av ett sådant program uppväger kostnaden för själva programmet.

Det är viktigt att faktureringsprogrammet du använder är lättanvänt och smidigt, det ska inte kännas tungt, jobbigt och svårt att fakturera. Det finns en mängd olika program ute på marknaden, vi har skapat en speciellt sida på vår hemsida för dig som söker efter faktureringsprogram, du hittar den här: Faktureringsprogram.

Ett annat sätt är så kallad factoring eller fakturaförsäljning, då ställer tredje part ut fakturorna i ditt namn och du får betalt direkt, men nackdelen är att det blir dyrt. Det är endast en bra lösning ifall du har kortvariga problem med kassaflödet, annars blir det för kostsamt.

Bluffakturor är en typ av bedrägeri där du får en faktura för en tjänst som du inte har beställt. Det kan antingen röra sig om fakturor som skickas ut på måfå i hopp om att du är ouppmärksam och betalar fakturan utan att kolla upp vad det rör sig om, det kan röra sig om dokument som ser ut som fakturor men där det i det finstilta står att det är ett ”erbjudande” eller liknande, och vanligt är att du får fakturor för inkludering i olika typer av registrering (eller till och med i ”Google”) trots att du inte beställt något sådant.

Personerna som skickat bluffakturorna är ofta välorganiserade kriminella gäng och de brukar använda slipade försäljare som ringer till dig och med förtäckta eller öppna hot försöker få dig att betala. Ett vanligt trick är att de hotar med rättegångar och Kronofogden, och försöker erbjuda olika former av rabatter i stil med ”ok, vi förstår att du inte kan betala 12000 idag, men vi kan bjuda på 6000 för att vi är så snälla mot dig, så för över 6000 så är ärendet ur vägen”. Eftersom de faktiskt inte sålt någon tjänst så är alla pengar de får in en vinst.

Vad ska du då göra om du får en bluffaktura? Du bör skicka tillbaka den och bestrida den (om returadress finns) och du kan även polisanmäla. Det viktigaste att komma ihåg är att du inte under några som helst omständigheter ska föra över några som helst pengar till bedragarna – låt dem hota dig med rättegång, de kommer aldrig gå så långt ändå (eftersom de garanterat kommer förlora en eventuell rättegång).

Mer info om hur du ska hantera bluffakturor hittar du på Svensk Handels hemsida, www.svenskshandel.se, där du även hittar en varningslista över lända bluffmakare.